Tenggarong, 11 Juli 2025 – Upaya penguatan tata kelola kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara terus digencarkan. Hari ini, bertempat di ruang rapat Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kutai Kartanegara, telah dilaksanakan serah terima arsip inaktif sekurang-kurangnya 10 tahun berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dari Badan Pendapatan Daerah (Bapenda) Kutai Kartanegara kepada Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Kabupaten Kutai Kartanegara.
Acara yang berlangsung pada Jumat siang ini dihadiri oleh Pelaksana Tugas (Plt) Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Rinda Desianti,S.sos,.M.si) serta perwakilan dari sejumlah Organisasi Perangkat Daerah (OPD) lainnya, termasuk Sekretaris Bapenda Kutai Kartanegara,( Muhammad Japar,S.sos,.M.si).
Dalam sambutannya, Plt.Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan menyampaikan pentingnya pemindahan arsip inaktif sebagai bagian integral dari pengelolaan kearsipan yang efektif di Kutai Kartanegara. “Pemindahan arsip inaktif ini merupakan bagian dari pengelolaan kearsipan kita, terutama di Kutai Kartanegara,” ujarnya. Ia menekankan beberapa manfaat utama dari proses ini, yaitu efisiensi ruangan dan kemudahan dalam proses penyusutan arsip di kemudian hari.
“Arsip inaktif, meskipun penggunaannya sudah mulai berkurang, tetap bisa dijadikan referensi untuk pengambilan keputusan ke depan,” tegasnya. Beliau menyoroti bahwa pengelolaan kearsipan seringkali diabaikan, padahal memiliki peran krusial, terutama sebagai alat bukti yang sah di pengadilan apabila berhadapan dengan masalah hukum.
Dia juga mengungkapkan perkembangan positif dalam lima tahun terakhir, di mana kesadaran akan pentingnya arsip mulai meningkat. “Sebelum-sebelumnya itu arsip itu kan lebih banyak dibakari, misalnya dibuang, misalnya seperti itu kan. Kemudian dijual dikeluarkan,” kenangnya, sembari berharap praktik tersebut tidak lagi terjadi di masa depan. Ia mendorong OPD untuk melanjutkan proses pemusnahan arsip inaktif setelah pemindahan, tentu dengan berlandaskan JRA. Arsip di bawah 10 tahun cukup dengan SK Bupati, sementara yang di atas 10 tahun akan dimintakan izin ke ANRI untuk pemusnahan.
“Kami berharap tahun ini lebih banyak lagi Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang melakukan proses pemusnahan,” imbuhnya. Beliau juga menjelaskan bahwa arsip inaktif dapat berpotensi masuk klasifikasi arsip statis, yang berarti juga harus dipindahkan ke LKD. Proses ini akan melibatkan tim penilaian khusus.
Menutup sambutannya, Plt.kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan menegaskan komitmen Dinas Kearsipan dan Perpustakaan untuk memberikan pendampingan kepada OPD. “Kami ini ada empat arsiparis,” sebutnya, menjanjikan peningkatan tata kelola arsip yang jauh lebih baik di masa mendatang.
Sementara itu, Sekretaris Bapenda Kutai Kartanegara (Muhammad Japar), menyampaikan permohonan maaf atas ketidak hadiran Kepala Bapenda yang bersamaan dengan agenda lain. Beliau mengapresiasi pernyataan Plt.Kepala Kearsipan dan perpustakaan dan mengakui tantangan dalam pengelolaan arsip di Bapenda.
“Memang apa yang dikatakan oleh Pimpinan Lembaga Kearsipan Daerah sekaligus Kepala Dinas Kearsipan Daerah tadi,sudah banyak menyampaikan, memang arsip ini Ibu agak sedikit dipandang sebelah,” tuturnya, sembari mengoreksi bahwa bukan dipandang sebelah, melainkan terkait dengan keseriusan pengelolaan arsip. “Memang itulah, dari beberapa kelemahan kami terkait dengan arsip ini. Memang perlu pendampingan,” tambahnya.
Sekretaris bapenda juga menjelaskan kekhususan arsip di Bapenda, terutama terkait data wajib pajak yang bersifat konfidensial dan tidak dapat diserahkan sepenuhnya. “Ada arsip yang tidak bisa kita serahkan, karena itu menyangkut nama Wajib Pajak atau Wajib Pajak kita sendiri,” jelasnya. Ia mencontohkan arsip PBB yang mencapai 250 ribu untuk tahun ini saja, yang sebagian besar arsipnya sudah berbentuk digital dan dicetak oleh Wajib Pajak sendiri. Arsip lain seperti pajak hotel dan makan minum pun, sebagian besar berupa nota perhitungan yang juga memiliki batasan penyerahan.
Meskipun demikian, Sekretaris bapenda menyatakan dukungan penuh Bapenda terhadap inisiatif ini. “Momen ini memang sangat baik sekali dan kami sangat memberikan dukungan sekali kepada teman-teman khususnya ke kearsipan yang menangani kearsipan di sini,” pungkasnya, berharap ke depannya kerja sama ini dapat terus ditingkatkan.//iwansyah.CRTV
