Sekretariat Badan Pendapatan Daerah (Bapenda) adalah unsur pelaksana yang bertugas merencanakan, melaksanakan, dan mengkoordinasikan kegiatan administrasi.
FUNGSI DAN TUGAS POKOK
Penerimaan dan Pengelolaan Surat
• Menerima surat masuk (fisik atau elektronik).
• Mencatat surat masuk dalam buku agenda atau sistem manajemen surat.
• Mendistribusikan surat ke pihak terkait.
• Menyimpan arsip surat masuk.
Pembuatan dan Pengiriman Surat
• Menerima permintaan pembuatan surat dari pimpinan atau staf.
• Menyusun konsep surat berdasarkan permintaan.
• Meminta persetujuan dari pimpinan.
• Mengirimkan surat melalui media yang sesuai (email, pos, kurir, dll.).
• Mencatat surat keluar dalam buku agenda atau sistem.
• Mengarsipkan surat keluar.
Manajemen Dokumen dan Arsip
• Mengklasifikasikan dan menyusun dokumen sesuai kategori.
• Menyimpan dokumen fisik dan digital dengan rapi.
• Melakukan pemusnahan dokumen sesuai kebijakan retensi dokumen.
Administrasi Rapat dan Agenda Pimpinan
• Menyusun jadwal rapat dan agenda pimpinan.
• Mengirimkan undangan rapat ke peserta.
• Mempersiapkan dokumen dan materi rapat.
• Mencatat hasil rapat dan membuat notulen.
• Mendistribusikan notulen rapat kepada peserta.
Pengelolaan Inventaris dan Logistik
• Mengelola kebutuhan alat tulis kantor dan perlengkapan.
• Memonitor penggunaan inventaris kantor.
• Melakukan pemesanan barang jika diperlukan.
Layanan Administrasi Pegawai
• Mengelola data kepegawaian seperti absensi dan cuti.
• Mengurus administrasi perjalanan dinas.
• Mengurus klaim dan penggantian biaya pegawai (jika ada).
Koordinasi dengan Pihak Eksternal
• Mengatur komunikasi dengan instansi lain.
• Menyiapkan dokumen atau laporan untuk pihak eksternal.
Penerimaan dan Pengelolaan
a. Sumber Dana
• Pendapatan daerah melalui pajak daerah
Pencatatan Penerimaan
• Setiap pemasukan dicatat dalam sistem keuangan
• Bukti transaksi (invoice, kuitansi, atau transfer) disimpan
• Kas atau rekening bank
Pengelolaan Pengeluaran
a. Jenis Pengeluaran
• Operasional (gaji, sewa, listrik, internet, dll.)
• Pembelian barang dan jasa
• Investasi dan pengembangan
b. Proses Pengeluaran
1. Permohonan Dana
• Bagian terkait mengajukan permohonan dana
• Disetujui oleh manajer atau kepala keuangan
2. Pembayaran
• Dilakukan melalui transfer bank, cek, atau tunai
• Bukti pembayaran dicatat
3. Pencatatan & Laporan
• Semua transaksi dimasukkan ke dalam sistem keuangan
• Pengeluaran dicocokkan dengan anggaran