TENGGARONG – Badan Pendapatan Daerah (Bapenda) Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar) menerima kunjungan pembinaan dan pengawasan kearsipan dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kutai Kartanegara pada hari kamis 10/11/2026. Kegiatan tersebut menjadi momentum evaluasi sekaligus upaya memperkuat tata kelola arsip di lingkungan Bapenda Kukar.
Kegiatan berlangsung di Ruang Rapat lantai III Bapenda Kukar dan dihadiri Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kukar, M. Ridha Darmawan, S.P., M.P., beserta jajaran tim kearsipan, Sekretaris Bapenda Kukar,Toni bowo satoto,SH.,MH, para kepala bidang, pejabat struktural, serta staf yang menangani pengelolaan kearsipan dan implementasi aplikasi SRIKANDI.
Dalam pertemuan tersebut, Sekretaris Bapenda “toni menyampaikan apresiasi atas kunjungan tim kearsipan sekaligus mengakui masih terdapat sejumlah hal yang perlu dibenahi, terutama dalam pemenuhan dan penginputan eviden pada proses pengawasan kearsipan.
Sebelumnya, Bapenda Kukar berhasil memperoleh nilai pengawasan kearsipan di atas 80 pada tahun sebelumnya. Namun, berdasarkan hasil sementara pengawasan tahun ini, terjadi penurunan yang cukup signifikan.
“Kami dari Bapenda sangat siap untuk melakukan perbaikan. Tahun sebelumnya nilai kami sudah di atas 80, tetapi tahun ini hasil sementara turun cukup signifikan. Kami melihat ada beberapa hal yang perlu diperbaiki, terutama terkait komunikasi, penginputan, dan penyajian eviden,” ujar toni dalam pertemuan tersebut.
Bapenda menegaskan, penurunan nilai tersebut tidak akan menjadi alasan untuk berhenti berbenah. Sebaliknya, hasil evaluasi menjadi bahan untuk mengidentifikasi bagian-bagian yang belum maksimal, termasuk pengelolaan arsip vital, alih media arsip, pemberkasan arsip, serta implementasi SRIKANDI.
Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kukar, Rida, menjelaskan bahwa kegiatan tersebut merupakan bagian dari pembinaan dan pengawasan untuk meningkatkan kualitas penyelenggaraan kearsipan di seluruh perangkat daerah.
Menurutnya, penurunan nilai yang terjadi pada sejumlah OPD tidak semata-mata menunjukkan buruknya penyelenggaraan kearsipan, tetapi juga dipengaruhi oleh perubahan instrumen dan mekanisme penilaian dibandingkan tahun sebelumnya.
“Prinsip dari pembinaan dan pengawasan kami bukan untuk menjatuhkan. Justru kami ingin mengangkat penyelenggaraan kearsipan di seluruh OPD agar menjadi lebih baik, bahkan kalau bisa seluruhnya masuk kategori sangat memuaskan,” jelas Rida.
Ia menambahkan, perubahan instrumen pengawasan tahun ini membuat beberapa aspek dinilai lebih detail. Salah satunya berkaitan dengan pengembangan kompetensi pengelola kearsipan. Selain itu, penggunaan SRIKANDI juga menjadi bagian penting dalam penilaian, khususnya dalam penciptaan dan pengelolaan arsip secara elektronik.
Rida menekankan bahwa keberadaan arsip yang tertata dengan baik memiliki kaitan erat dengan akuntabilitas kinerja pemerintahan.
“Kalau aset dan arsip kita tertata dengan baik, ketika dibutuhkan untuk penilaian akuntabilitas, datanya mudah ditemukan dan disampaikan. Tetapi kalau arsip sulit dicari atau bahkan hilang, tentu akan menyulitkan kita sendiri,” katanya.
Dalam kesempatan tersebut, tim kearsipan juga melakukan pemeriksaan langsung terhadap eviden yang dimiliki Bapenda. Pemeriksaan dilakukan dengan mengambil sampel pada salah satu bidang, yakni Bidang Pembukuan dan Pelaporan, serta unit kearsipan dan unit pengolah.
Tim memberikan arahan secara langsung mengenai jenis eviden yang perlu dipenuhi, baik arsip konvensional maupun arsip elektronik yang bersumber dari aplikasi SRIKANDI.
Sejumlah aspek yang menjadi perhatian antara lain tata naskah dinas, surat keluar, surat perintah tugas, nota dinas, surat khusus bidang, penggunaan tanda tangan elektronik, tindak lanjut naskah dinas, buku agenda surat masuk dan keluar, daftar arsip aktif, pemberkasan, klasifikasi keamanan dan hak akses arsip, hingga pencatatan penggunaan arsip.
Tim juga menyoroti pentingnya pemanfaatan SRIKANDI secara menyeluruh oleh seluruh aparatur, bukan hanya terbatas pada admin atau pejabat tertentu.
Perwakilan tim kearsipan, yang dipimpin sekretaris diarpus kukar Hj.Aji Yuli Midriani, S.Sos menegaskan bahwa implementasi SRIKANDI di lingkungan perangkat daerah harus terus diperkuat karena seluruh proses penciptaan arsip elektronik merupakan bagian dari tata kelola kearsipan.
“Seluruh unsur dalam organisasi harus bergerak bersama. SRIKANDI bukan hanya menjadi tanggung jawab satu atau dua orang, tetapi perlu diimplementasikan dalam proses kerja seluruh ASN sesuai ketentuan yang berlaku,” ujar yuli
Selain SRIKANDI, tim juga mendorong Bapenda untuk memperhatikan pengelolaan arsip vital dan alih media arsip. Alih media tidak berarti seluruh arsip harus dialihmediakan, tetapi perlu dilakukan terhadap arsip yang memiliki nilai penting dan berpotensi permanen sesuai ketentuan jadwal retensi arsip.
Sekretaris Bapenda Kukar Toni menyambut baik pembinaan tersebut dan menegaskan bahwa Bapenda berkomitmen melakukan percepatan perbaikan.
Ia menyampaikan bahwa pengelolaan kearsipan di Bapenda pada dasarnya telah berjalan, termasuk penggunaan SRIKANDI. Namun, masih diperlukan pembenahan dalam hal administrasi, penginputan, serta penyajian bukti dukung agar sesuai dengan instrumen penilaian.
“Kami tidak melihat kegiatan ini sebagai bentuk mencari kesalahan, tetapi sebagai kesempatan bagi Bapenda untuk mengejar kembali kekurangan yang ada. Kami siap mengikuti arahan tim kearsipan dan melakukan perbaikan bersama,” tegasnya.
Tim kearsipan selanjutnya memberikan kesempatan kepada Bapenda untuk melengkapi dan memperbaiki eviden yang masih kurang. Beberapa aspek yang dinilai masih dapat dikejar akan menjadi fokus perbaikan dalam waktu yang tersedia.
Bapenda Kukar pun berkomitmen melibatkan seluruh bidang dan unit kerja agar pembenahan kearsipan tidak hanya dilakukan pada satu bidang yang menjadi sampel, tetapi dapat diterapkan secara menyeluruh.
Melalui pembinaan dan pengawasan tersebut, Bapenda Kukar menargetkan dapat mengembalikan sekaligus meningkatkan kualitas penyelenggaraan kearsipan, dengan harapan nilai pengawasan kearsipan kembali mencapai angka di atas 80.
Upaya tersebut menjadi bagian dari komitmen Bapenda Kukar untuk membangun tata kelola administrasi yang lebih tertib, transparan, akuntabel, dan berbasis digital, sekaligus memastikan setiap arsip pemerintahan dapat dikelola, ditemukan, dan dimanfaatkan secara tepat ketika dibutuhkan.///iwansyaCRTV
